保持ラベルを持つアイテムに対する OneDrive の削除方法を採用しています。
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不整合を削除する変更
保持ポリシーと保持ラベルは、SharePoint Online などのワークロードが組織に必要な情報を確実に保持できるようにします。保持ポリシーは、スコープが広く、スコープ内に配置されている任意の場所に既定の保持を適用します。たとえば、一連の SharePoint サイトにアイテム保持ポリシーを適用すると、それらのサイト内のファイルはポリシーの範囲内に収まる。保持ラベルは、ユーザーが割り当てたり、自動ラベル ポリシーを通じて割り当てたりするかどうかに関係なく、より細かく個々のアイテムに適用されます( 自動ラベル ポリシーを使用してチーム会議の記録を保持する).これらのファイルは、より具体的であるため、保持ラベルは保持ポリシーよりも優先されます。
アイテムに保持ラベルを適用する方法は、アプリケーションによって行われます。アイテムに保持ラベルが存在するという事実をどう尊重するかは、アプリケーションによっても行われます。2017 年に保持ラベルが導入されて以来、SharePoint Online と OneDrive for Business ブラウザー インターフェイスにはさまざまな動作が存在しています。MC264360(6月24日)によると– マイクロソフト 365 ロードマップ項目 82063をクリックすると、マイクロソフトは 8 月に矛盾を解消し、SharePoint オンラインでは OneDrive for Business アプローチを採用します。
SharePoint オンライン アイテムの削除
今日、SharePoint Online ドキュメント ライブラリ内のアイテムを削除しようとすると、削除を続行するように UI から要求され、確認された場合はアイテムの削除が試行されます。アイテムにラベルが付いた場合、削除は失敗し (図 1)、ユーザーはラベルが原因で削除が不可能であることを確認します。
ユーザーがラベルを削除してからファイルを削除するのを止めるものは何もありません(サイト管理者のみがレコード ラベルを変更できます)。
これに対して、保持ポリシーの範囲内にある SharePoint Online ドキュメント ライブラリ内のアイテムを削除できます。一見矛盾しているように見えますが (組織はポリシーによってアイテムを保持する必要があるため)、SharePoint Online では削除を続行して、サイトのごみ箱にアイテムを移動できます。最終的に、ごみ箱内のアイテムの有効期限が切れると、SharePoint Online は、保持期間が過ぎるまで保持するサイトの保存ライブラリに移動します。
OneDrive の合理化されたアプローチ
OneDrive for Business では、項目の削除に対して合理化されたアプローチを採用し、ユーザーが望むように項目を削除できます (図 2)。
削除済みアイテムは、OneDrive for Business のごみ箱に入ります (図 3)。ユーザーは、OneDrive の復元機能を使用して、そこから削除されたファイルを回復できます。
90 日経過すると、削除されたファイルは、ごみ箱から永久に削除または保持されます。アイテムに保持ポリシーまたはラベルが適用される場合、アイテムは保持ライブラリ (図 4) に移動し、保持期間が切れるまで保持されます。もちろん、保存は複雑なビジネスであり、アイテムはラベルの失効により保持ポリシーの対象となる可能性があります。いずれの場合も、アイテムにそれ以上の保持期間が適用されなくなった場合、バックグラウンド ジョブによってアイテムが削除されます。削除された項目は、バックアップが存在しない限り回復できません。
一貫性の良さ
どちらのアプローチも理にかなっていると主張できます。SharePoint Online がラベル付きアイテムの削除を停止するような人もいます。これは、ファイルが重要であることを肯定する形です。一方、削除を許可するが、保持に必要なファイルを保持することは、潜在的なユーザーの混乱を防ぐ低摩擦方法です(なぜ私はそのファイルを削除することはできますが、このファイルは削除できません)。全体的に見て、ビジネスと SharePoint オンラインの OneDrive の一貫性を達成することは良いことですし、摩擦を減らすことも良いことです。マイクロソフトが 8 月に変更をロールアウトした後、ユーザーがどのように反応するか (または通知する)方法を確認します。
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