フォルダとルールを操作できるようになったことで、Outlook グループがより便利になります

2022年8月、Microsoftは、グループの所有者とメンバーがOutlookグループでフォルダーと受信トレイルールを作成して使用するためのサポートが提供されることを発表しました。よくあることですが、新機能のロールアウトは少し停滞しましたが、現在はテナントに到達しています(MC422161)。この機能は OWA と Outlook Monarch でのみ動作し、Outlook デスクトップまたは Outlook モバイルに表示される場合はニュースはありません。それにもかかわらず、Outlookグループにいくつかの新しい機能を与えることは、この分野でしばらくの間あまり起こっていないので歓迎されます。最後のメジャーアップデートは、2019年にサポートの送信者と代理で送信の追加でした。

フォルダとルールの新しいサポート

新しい機能により、グループの所有者とメンバー (許可されている場合) は次のことができます。

  • Outlook グループが使用するグループ メールボックスに新しいフォルダーを作成します。その後、新しいフォルダーを一覧表示してアクセスできますが、受信トレイと削除済みアイテム (および予定表、ただし予定表ビューのみ) を除くメールボックス内の既定のフォルダーにはアクセスできません。何年もの間、人々はグループメールボックスの迷惑メールフォルダへのアクセスを要求して、そこにたどり着いたメッセージを救出できるようにしてきました。
  • フォルダー間でアイテムを移動およびコピーします。奇妙なことに、OWA はグループ メールボックス フォルダー間でのアイテムのドラッグ アンド ドロップをサポートしていません。
  • グループ メールボックスの受信トレイに配信されたメッセージを処理するルールを作成します。

グループの所有者は、いつでもフォルダとルールを作成および削除できます。グループメンバーは、これらの機能を使用する前に権限が必要です。

この実装の奇妙な点は、グループ メールボックスを共有フォルダとしてリソースのセットに追加すると、OWA がグループ フォルダへのアクセスを何年も許可してきたことです。たとえば、図 1 は、共有フォルダーとしてアクセスした場合のグループ メールボックス内のフォルダーを示しています。アーカイブや迷惑メールなどのデフォルトのフォルダを表示できます。新しい機能を使用して作成された「幸福」フォルダも表示されます。

OWA は、共有フォルダとして構成されている場合、グループ フォルダを表示します。
図 1: OWA が共有フォルダとして構成されている場合、グループ フォルダを表示する

図 2 は、この新機能を使用した場合の様子を示しています。[幸福]フォルダーは存在しますが、[下書き]、[アーカイブ]、[送信済みアイテム]、または[迷惑メール]フォルダーの痕跡はありません。Microsoftがグループメールボックス内のすべてのフォルダーを利用できるようにしようとはしなかったことを認識していますが、特に既存のコードを利用できる場合は(グループ所有者のみですが)、その理由を知っておくとよいでしょう。

Outlookグループの実装により、限られたフォルダーが明らかになります
図 2: Outlook グループの実装により、限られたフォルダーが明らかになった

不思議なことに、メッセージを別のフォルダーからグループメールボックスの受信トレイにドラッグアンドドロップすることしかできません。他のフォルダは存在しますが、OWA はアイテムを移動しません。代わりに、アイテムを受信トレイに移動し、そこから目的のフォルダーに移動します。

もう 1 つの奇妙な点は、グループをお気に入りとして追加すると、メールボックスにアクセスしたときにのみ受信トレイが表示されることです。これは、OWA のお気に入りが完全なメールボックスではなくフォルダーであるため、仕様による可能性がありますが、ユーザーを混乱させる可能性があります。

組織全体の設定

新しい機能を制御するために、いくつかの組織レベルおよびグループレベルの設定を使用できます。テナント管理者は、 Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用して、これらの設定を更新します。

  • IsGroupFoldersAndRulesEnabled: 新しい機能を有効にするか無効にするかを定義します。既定値は True で、OWA は Outlook グループ内のフォルダーとルールのサポートを公開することを意味します。
  • IsGroupMemberAllowedToEditContent: グループ メンバーがメッセージを移動、コピー、削除したり、ルールを作成、管理したりする機能を制御するために、グループ所有者にグループ設定で権限の切り替えを表示するかどうかを制御します。既定値は True で、トグルが使用可能であることを意味します。False に設定すると、グループ所有者にはトグルが表示されず、グループ メンバーは項目を移動、コピー、および削除できません。
  • ブロック移動メッセージForGroupFolders: グループ メンバーが移動オプションを使用できるかどうかを制御します。True の場合、アイテムを他のフォルダーに移動できます。False の場合、できません。グループ メンバーがアイテムを移動できないようにする理由は、受信したすべてのメッセージを受信トレイに保持し、Outlook デスクトップおよびモバイル クライアントを使用しているユーザーがアクセスできるためです。

グループの所有者は、いつでもアイテムを削除、移動、およびコピーできます。

グループレベル設定

組織が IsGroupMemberAllowedToEditContent 設定は真です、私たちはグループレベルの制御に移動できます。私のテナントでは、グループ メンバーがアイテムを移動、削除、およびコピーできるようにするアクセス許可の切り替え (図 3) がすべてのグループでオフになっているため、グループ メンバーがコンテンツを編集する前に、グループの所有者がトグルを切り替える必要があります。変更が有効になるまでに最大 20 分かかる場合があります。これはおそらく、キャッシュと、新しい設定を OWA に発行する必要があることが原因です。

メンバーがコンテンツを作成および編集できるように Outlook グループ設定を更新する
図 3: メンバーがコンテンツを作成および編集できるように Outlook グループ設定を更新する

準則

使用できるアクションが少ない点を除いて、グループの受信メールを処理する新しいルールの作成は、まったく同じように機能します。 OWの個人用受信トレイルールある。グループ設定に移動し、[ルール]オプションを選択します。OWA では、図 4 に示す画面が表示され、次の入力が可能になります。

  • ルール名。
  • ルールの条件。
  • ルールの処理。図 4 では、[移動]アクションが使用できないことがわかります。これは、 ブロック移動メッセージグループフォルダ 組織の設定は True です。

覚えておくべき点の 1 つは、ルールはグループ メールボックスに配信される受信メッセージのコピーにのみ適用されるということです。グループに送信されたメッセージのコピーを受信するために受信トレイを購読するグループ メンバーは、引き続きそれらのコピーを受信します。

進歩するが、やるべきことはまだまだある

Outlookグループでのフォルダーとルールのサポートについては、これ以上言うことはありません。Outlookグループで電子メールを操作する方法が増えるため、これは進歩です。ただし、しつこい感じは、今日作成されたほとんどのMicrosoft 365グループがTeamsで使用されていることです。実際の作業を処理するために使用されるOutlookグループの数は不明ですが、おそらくMicrosoftが新機能を追加し続けるのに十分です。


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