OWA のスイープ機能は、受信トレイとスイープ ルールの両方を使用します。

Outlookのスイープは、あまりにもモナーククライアントで動作します

私は、なぜマイクロソフトがモナーク(One Outlook)クライアントの最新ビルドでスイープルールのサポートを強調することについて大きなことをしたのか分かりません。モナークが現在のOutlook for Windowsクライアントを置き換えると、ユーザーはOutlook for WindowsがサポートしていないSweepなどの機能にアクセスできることを強調する微妙な方法でない限り。もしそうなら、メッセージはあまりにも微妙で、その時私の頭の上を通り過ぎました。

スイープオプション

OWAとモナークは、今日スイープをサポートする唯一のクライアントです。アイデアは、Sweepを使用して、不要なアイテムを削除済みアイテムフォルダなどの場所に「スイープ」することでメールボックスをクリーンアップすることです。オプションは簡単です(図1)。「スイープ」したい人(送信者)からのメッセージを選択した後、次のことができます。

1. 送信元フォルダー内の送信者からのすべてのメッセージを移動先フォルダーに移動します (既定値は[削除済みアイテム]ですが、任意のメールボックス フォルダーを選択できます)。OWA はこの要求を直ちに処理し、受信トレイ ルールもスイープ ルールも作成しません。
2. 送信元フォルダー内の送信者からのすべてのメッセージを移動先フォルダーに移動します。OWA は、一致するメッセージを直ちに移動し、今後のメッセージを移動する受信トレイ ルールを作成します。
3. 送信者からの最新のメッセージを保持し、残りを送信元フォルダーから送信先フォルダーに移動します。このアクションにより、スイープ ルールが作成されます。
4. 10 日以上経過した一致するメッセージを移行元フォルダーから移動先フォルダーに移動します。このアクションにより、スイープ ルールも作成されます。

Exchange Online はサーバー上で受信トレイ ルールとスイープ ルールの両方を処理するため、他のクライアントがスイープ機能をサポートしていないことは問題ではありません。

受信トレイとスイープルールの比較

私がスイープ機能を見始めたとき、なぜ開発者は受信トレイとスイープルールを組み合わせて使用することを選んだのか疑問に思いました。考えられる答えは、ユーザーがフォルダー内の送信者からすべてのアイテムと、メールボックス (受信トレイ) に到着する将来の一致するアイテムを削除する状況を処理するために、既存の機能 (受信トレイ ルール) を再利用する時間を節約したことです。

このオプションに対して生成される受信トレイ ルールは単純です。ここに例があります

Get-InboxRule -Mailbox James.Ryan | fl

Description                           : If the message:
                                       the message was received from 'Petri IT Knowledgebase'
                                        Take the following actions:
                                         delete the message
                                         and stop processing more rules on this message

Enabled                               : True
Identity                              : cad05ccf-a359-4ac7-89e0-1e33bf37579e\8434222137593561089
Name                                  : Messages from Petri IT Knowledgebase

受信トレイ ルールは、Exchange がアイテムを受信トレイ フォルダーに配信するときにアイテムを処理しますが、スイープ ルールは送信済みアイテム以外の任意のフォルダーに適用できます。これは、送信済みアイテムのアイテムがメールボックスの所有者からのものであり、独自のメッセージをクリーンアップすることは意味をなさないためです。検索結果のアイテムからスイープ ルールを作成することもサポートされていません。

スイープ ルールはスケジュールに基づいて適用されます。つまり、バックグラウンドの Exchange アシスタントが実行され、ルールが実行されます。すべての Exchange バックグラウンド アシスタントと同様に、フォルダーからアイテムをスイープするためにプロセスを実行する正確な時間は、定義されたワーク サイクルとサービスの負荷に依存するため、アイテムのスイープがいつ行われるかを予測することはできません。

Outlook Sweep Rules と PowerShell

Exchange 管理者は、PowerShell を使用してメールボックスのスイープ ルールを作成できます。メールボックスの所有者は、PowerShell を使用して自分のメールボックスのルールを作成できますが、このようなことはめったに起こりません。

ザ 新規スイープルール コマンドレットは、新しいスイープ ルールを作成します。次の使用例は、指定された送信者のアイテムを 7 日後に受信トレイから移動します。

New-SweepRule -Enabled:$true -ExceptIfFlagged:$True -ExceptIfPinned:$True -KeepForDays 7 -Mailbox james.ryan@office365itpros.com -Name "Clean up Petri Seminars" -Provider Exchange16 -Sender Partners@petri.com

聞いたところでは マイクロソフトのドキュメントザ ExceptIfPinned そして 例外IfFlagged パラメータは、フォルダの先頭に固定されたメッセージや何らかの理由でフラグが立てられたメッセージの例外を作成することになっています。私はそれらをコマンドに含めましたが、 新規スイープルール 設定を無視しました。ランニング スイープルールの設定 ルールを更新することも機能しませんでした:

Set-SweepRule -Identity cad05ccf-a359-4ac7-89e0-1e33bf37579e\UIvh1A6dr0Cci8pYuUNHWA== -ExceptIfFlagged:$True -ExceptIfPinned:$True

ここでも、ドキュメントによると、保存先フォルダとソース フォルダは、メールボックス ID:\フォルダ名の通常の Exchange 表記を使用して識別されます (たとえば、TonyR:\Archive)。両方とも 新規スイープルール そして スイープルールの設定 deaultフォルダの宛先以外のものを受け入れることを拒否しました。これらの現象は、古いコマンドレットを Exchange Online 管理モジュールの V3 にアップグレードすることに関連付けられている可能性があります。

この説明を完了するには、スイープ ルールを削除するには、 削除-スイープ規則 コマンドレット。

Remove-SweepRule -Identity cad05ccf-a359-4ac7-89e0-1e33bf37579e\YCfJ7ktCd0KNQuPqhtMAsg== -Confirm:$False

Outlook スイープはがらくたを削除します

スイープ機能は、Teams の不在着信メッセージ通知、ニュースレターの更新、その他の重要でないアイテムなどのサービスメッセージをメールボックスから削除するための優れた方法です。もちろん、あなたはクールdはクリーンアップを無視し、必要に応じてメッセージを見つけるために検索に依存しますが、最近ではあまりにも頻繁にメールボックスに落ちる混乱を取り除くのは良いことです。

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