チーム会議での Excel ブックの共有
チーム会議キャンバスでの Excel Live との共同作業
Microsoft 365 通知 MC436423 (9 月 21 日) は、Excel で作業する多数の Office 365 ユーザーに喜びをもたらし、Teams 会議で Excel ブックを共有できるというニュースを伝えています。これは Microsoft 365 ロードマップ項目 96099.
Teams 会議の参加者は、共有トレイを使用して、Excel Live からブックを開くことができます (図 1)。Teams には、使用した最後の 5 つのブックが一覧表示され、ブックのセットに使用したいファイルが含まれていない場合は、OneDrive for Business またはコンピューターを参照して見つけることができます。
コラボレーションに必要な書き込みアクセス
グループ作業は、ユーザーと作業することを意味するため、Teams は選択したブックを開く前に、すべての会議参加者とファイルを共有する必要があることを通知します。同意すると、OneDrive for Business のファイルへの直接アクセス リンクが更新されます。ブックがローカル ドライブ上にある場合、Teams は最初にブックを チャットファイルのMicrosoft Teams フォルダーを OneDrive for Business に含め、必要なアクセス許可を設定します。これは、会議チャットで共有されているファイルを保存するために使用される OneDrive の場所と同じです。
ブックをローカル ドライブから OneDrive for Business にコピーすると、ファイルの最新バージョンがクラウドにあることに気付かないと、所有者が混乱する可能性があります。ただし、これは、Excel Live がブックを開き、自動保存や共同編集などの機能をサポートするために必要です。どちらも対話型のコラボレーションを可能にするために必要です。
共有ブックでの作業
すべてのユーザーがブックにアクセスできるようになると、Teams はファイルを “会議ウィンドウ キャンバス" に読み込み、すべてのユーザーがブックに含まれる情報を操作できるようにします。図 2 では、変更を積極的に行っている現在のユーザーの位置が明確に示されているブックが編集されています。ご想像のとおり、このエクスペリエンスは、デスクトップ アプリケーションまたはオンライン アプリケーションで Office ドキュメントを共同編集するときに発生することと非常によく似ています。
他の共同編集シナリオと同様に、個々のユーザーは、他のユーザーがファイルの更新を停止するのを待つ必要はありません。自動保存メカニズムにより、個々のユーザーによって行われた差分変更が OneDrive for Business のファイルに同期され、そのファイルを開いている他のユーザーにレプリケートされます。同期と更新は、Teams チャットの Loop コンポーネントで発生するほど高速ではありませんが、ブックなどで共同作業を行う場合は十分です。
新しい会議参加者への対応
共有ブックの作業中に会議にユーザーを追加する場合は、OneDrive for Business にアクセスしてファイルの共有アクセス許可を更新する準備をしてください。新しく追加されたユーザーには、「アクセスなし」というエラーメッセージが表示されます(図3)。
拒否されたユーザーは、電子メールでブックへのアクセスを要求できます。ブックの所有者によってアクセス許可が付与されると、そのユーザーはファイルを開いて操作できるようになります。Excel Live を共同作業に使用する会議は比較的少ないため、飛行中に新しい参加者が追加されるため、これが大きな問題になるとは思いません。ただし、ブックの所有者は、OneDrive for Business でファイルへのアクセスを管理するか、電子メール要求に応答してアクセスを承認することによって、その場でアクセス許可を付与する必要があることを理解する必要があることを示しています (図 4)。
クライアントサポート
マイクロソフトは、Teams デスクトップ (Windows および macOS) とモバイル クライアントは、2022 年 10 月中旬にこの機能がリリースされたときに Excel Live コラボレーションをサポートすると述べています。ブラウザー クライアントでのサポートは、2022 年 12 月に Linux 用の Teams デスクトップ クライアントを置き換える予定の PWA クライアントを更新する必要性によって遅れて、少し遅れて提供されます。
マイクロソフトはまた、チームがデフォルトでExcel Live機能を有効にしていることにも注意しています。ユーザーが Excel Live in Teams 会議にアクセスできるものを指定する管理者コントロールは、まもなく利用可能になります。
Microsoft 365 エコシステム全体の開発に関する最新情報を入手するには、 IT プロフェッショナル向け Office 365 電子ブック。我々は、再を行う読者が技術を理解していることを確認するために検索してください。