Outlook の自動マッピングとオフライン ファイル
オートマッピングの驚異
自動マッピングは、ユーザーがメールボックスへのフル アクセス許可を受け取った後に、Exchange がメールボックスに “タグを付ける" プロセスです。Outlook の自動マッピングは、クライアントが新しいアクセスについて学習したときに発生します。このメカニズムは、Exchange 2010 SP1 にさかのぼります。いくつかの古い Exchange サーバーのドキュメントでは、 マイクロソフトが自動マッピングについて説明 次のように：
“Exchange は、Active Directory の msExchDelegateListLink 属性を設定して、ユーザーがフル アクセス アクセス許可を持っているメールボックスを検索し、この情報を自動検出サービスに提供します。自動検出は、Outlook がフル アクセス メールボックスを開くために必要な情報を AlternateMailbox 属性に取り込みます。
詳細は、Exchange Online でも基本的に同じです。Outlook は、自動検出から受信した情報を使用して、メールボックスをリソース リストに追加します。リソースには、ユーザーのプライマリ メールボックス、アーカイブ メールボックス (有効な場合)、パブリック フォルダー、グループ メールボックス、およびユーザーがアクセスできる共有メールボックスと他のユーザー メールボックスが含まれます。Outlook が起動すると、すべてのリソースが開きます。
Outlook の自動マッピングとは、クライアントがユーザーの介入なしにメールボックスを自動的に開くことを意味します。メールボックスにアクセスしてから約 15 分後、Outlook はタグに反応し、メールボックスがリソース一覧に表示されます。
ほとんどの場合、Outlook の自動マッピングは非常に貴重で価値のある機能であるため、Microsoft 365 管理センター、Exchange 管理センター (EAC)、または PowerShell を介してメールボックスへのアクセスを許可するときに既定になります。図 1 は、Microsoft 365 管理センター (左) と EAC (右) を使用してフル アクセス許可を追加する方法を示しています。マイクロソフトがアクションを説明するために使用される言葉を合理化すればいいでしょう。
いずれの場合も、フル アクセスはメールボックス内のすべてのフォルダーを管理するアクセス許可のみを付与します。ユーザーは、メールボックスとして送信するか、メールボックスの代わりに送信するために、別のアクセス許可を受信する必要があります。
Outlook モバイルには独自の代理人アクセス許可モデルがあり、OWA は他のメールボックスを共有フォルダーとして開きます。メールボックス全体ではなく、選択したフォルダーにフォルダー レベルのアクセス許可を割り当てることもできます。
同期に関する考慮事項
Outlook は、自動マップされたメールボックスの内容をユーザーのプライマリ メールボックスの OST に同期します。より寛大なクォータのために、Exchange Online メールボックスはオンプレミスのメールボックスよりも大きくなる傾向があるため、クラウドメールボックスの OST ファイルも大きくなります。OST のサイズは、Outlook に設定されたオフライン同期期間 (1 週間からすべて) によって異なります。明らかに、ユーザーがメールボックス全体を同期することにした場合、OST は昨年同期した場合よりも大きくなります。
Outlook 2003 で “霧雨モード同期" やその他のネットワーク スマート (送信メッセージを同期するための高速スレッドなど) が導入されたとき、PC で使用可能なハード ディスクは、現在利用可能なハード ディスクほど大きくも高速でもありませんでした。当時、OutlookはOSTファイルのサイズが8〜10 GBに近づいた後、パフォーマンスの問題が発生し始めました。
ソリッドステートドライブ、特にラップトップの出現は、この問題をほとんど解決し、ユーザーは一般的にOSTのためにパフォーマンスの問題を満たしていません。つまり、Outlook が複数のメールボックスをプライマリ OST に同期しない限りです。メールボックスのサイズに応じて、OST は 50 GB 以上に拡張できます。ソリッドステートドライブは優れたI/Oパフォーマンスを提供しますが、最速のドライブにも限界があります。
効率的なOSTはOutlookにとって重要です。すべてのメールボックスのコンテンツをローカル ストレージに保存しておくと、Outlook はサーバーに接続することなく、メールボックスとフォルダーを非常に迅速に切り替えることができます。
Outlook 自動マッピングを使用しないメールボックス アクセス
ユーザーが複数の大きなメールボックスにアクセスする必要がある場合は、Outlook の自動マッピングを使用せずにアクセス権を付与することをお勧めします。これを行うには、次の操作を行う必要があります。
- PowerShell を使用してメールボックスへのフル アクセスを許可する メールボックスの追加アクセス許可 コマンドレット。例えば：
Add-MailboxPermission -AccessRights FullAccess -User Kim.Akers@office365itpros.com -Owner Customer.Services@Office365itpros.com -Automapping $False
で説明したように マイクロソフトのドキュメントメールボックスが自動マップされていて、手動で追加する場合は、フル アクセス許可を削除してから、自動マッピングせずに再度追加する必要があります。
別々のOSTを使用すると、各ファイルが小さくなり、パフォーマンスが向上するはずです。Outlook プロファイルにメールボックスを手動で追加することの欠点は、このアクションが PC 固有であることです。新しい PC に移動する場合は、その PC の Outlook プロファイルにメールボックスを追加する必要があります。これに対して、自動検出は自動マップされたメールボックスに関する情報を Outlook に提供するため、Outlook は、どの PC で実行されているかに関係なく、これらのメールボックスについて自動的に学習します。
OSTとNST
Outlook にメールボックスを手動で追加した後は、Microsoft\Outlook フォルダーの %LocalAppData% に次のファイルがあるはずです。
- プライマリ メールボックスの OST (オフライン スレーブ テーブル) ファイル。このファイルには、ユーザーのメールボックスのサーバー コピーからのアイテムのオフライン (スレーブ) コピーが格納されます。Outlook は、アカウントのユーザー プリンシパル名 (UPN) の後に OST ファイルに名前を付けるため、Kim.Akers@office365itpros.com.ost のようなものになります。
- プライマリ メールボックスの NST (ネットワーク スレーブ テーブル) ファイル。他のデータの中でも、このファイルには、ユーザーが属するOutlookグループのオフラインコンテンツ(メッセージと予定表アイテム)が格納されていました。Outlook グループは、共同作業に電子メールの会話を使用する Microsoft 365 グループです。Outlook は、メールボックスのプライマリ SMTP アドレスを使用して NST に名前を付けます。このアドレスは、UPN とは異なる場合があります。
- Outlook に手動で追加された各メールボックスの OST。
- Outlook に手動で追加された各メールボックスの NST。
各ファイルのサイズは、関連するメールボックス内のデータ量と Outlook のオフライン同期設定を反映しています。Windows エクスプローラでは、OST ファイルと NST ファイルを区別せず、すべての Outlook データ ファイルを呼び出します (図 2)。ファイルの種類を確認するには、ファイルのプロパティを調べる必要があります。
上記の情報は、Outlook for Windows のクイック実行 (エンタープライズ バージョン 2208 用の Microsoft 365 アプリ) で表示されるものです。詳細はバージョンによって異なる場合がありますが、この概念は有効なままです。
物事をより良くする
マイクロソフトが自動マッピングの仕組みをスムーズにできることは間違いありません。彼らは次のことができる。
- ポータルの GUI を変更して、管理者がメールボックスのアクセス許可を割り当てるときに自動マッピングを使用するかどうかを選択できるようにします。
- 管理者がアクセス許可の削除と復元を強制せずに自動マッピングをオフにできるようにするオプションを追加します (これはおそらく舞台裏で発生しますが、ワンクリック オプションの方が適切です)。
マイクロソフトは、現在のスキームがほとんどの場合うまく機能し、メールボックスのOutlook自動マッピングを望まない人の数は最小限であると主張すると確信しています。その場合は、自動マッピングの仕組み、OSTファイルへの影響、および代替手段を理解したら、現在の手動プロセスが受け入れられます。
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