Outlookの奇妙なアーカイブフォルダ

Outlookの奇妙なアーカイブフォルダ

5年経った今も、アーカイブフォルダの使用例は不明です。

一般的に、私はマイクロソフトがMicrosoft 365で行った変更について肯定的です。まあ、多分私たちはいくつかのアップデートについて不平を言うでしょう。時々、マイクロソフトは私の頭を傷つけるためにいくつかのカーブボールを投げます。たとえば、マネージャーの直属の部下をグループ メンバーとして、マネージャーごとに Microsoft 365 グループを作成するのが良いアイデアであると決定した時などです。プライバシーに関心のある人は誰でも、それが悪い考えであることがわかります。幸いなことに、その明るい火花はすぐに消えました。

奇数アーカイブフォルダ

これは、Outlookの奇妙なアーカイブフォルダに私をもたらします。これは登場しました 2017年3月 そして、Exchange Onlineのアーカイブ・メールボックスとすぐに大きな混乱を引き起こしました。

マイクロソフトの サポートドキュメント 曰く:

Outlook でメッセージをアーカイブするには、いくつかの方法があります。使用できる方法は、Outlook で設定した電子メール アカウントの種類によって異なります。

すべてのアカウントがアーカイブフォルダにアクセスできます。Microsoft 365、Outlook.com、および Exchange アカウントの場合、アーカイブフォルダーは、受信トレイ、送信済みアイテム、削除済みアイテムフォルダーなど、Outlook の既定のフォルダーの 1 つです。このフォルダは削除できません。Outlook を Exchange アカウントまたは Exchange Online アカウントで使用している場合は、アイテム保持ポリシーなどのフォルダー ポリシーがアーカイブ フォルダーに適用されます。."

そして

[アーカイブ]ボタンを使用してメッセージを[アーカイブ]フォルダーに移動しても、メールボックスのサイズは小さくなりません。."

この説明は、誰かが、ある種の原始的なファイル見えないメカニズムとして、アーカイブフォルダにアイテムを移動するためのアーカイブボタンをユーザーに提供するのが便利だと思ったように思えます。自分のバージョンの Outlook for Windows の[アーカイブ]ボタンの痕跡が、クラシック リボンまたは簡略化されたリボンには表示されません。おそらく、Viva Insightsのような新しいオプションからのリボン内のスペースの競争が、アーカイブボタンをドロップアウトさせたのでしょう。誰にもわかりません。

アーカイブフォルダを無視して5年後、Microsoftがアーカイブフォルダを全員のメールボックスに追加するのが良い考えだと思った理由はまだわかりませんが、今日もそこに残っています。私がその存在のために見ることができる唯一の理由は次のとおりです。

  • アーカイブ フォルダーはモバイル クライアントで使用できますが、Exchange ActiveSync または Outlook Mobile のプロトコル サポートがないため、モバイル クライアントはアーカイブ メールボックス内のアイテムにアクセスできません。
  • Outlook では、オフライン アクセスのためにアーカイブ フォルダー内のアイテムを同期できます。

ただし、これらの理由は、プライマリ メールボックス内の他のフォルダーにアイテムを保持すると、同じ利点が得られるという単純な事実によって損なわれます。モバイルクライアントやオフラインでアイテムにアクセスできるように、アイテムを特別なフォルダに移動する必要はありません。

アーカイブフォルダは付録のようなものです。それはそこにあり、誰もそれがなぜそこにあるのか本当に知りません、そして、それがそこになかったらあなたはおそらくそれを見逃さないでしょう。

オンラインアーカイブとの混同

管理の観点から見ると、アーカイブ フォルダーの大きな問題は、Exchange Online のオンライン アーカイブで水が濁ることです。オンラインアーカイブは、古いメッセージが取得される理由が考えられないと組織が確信するまで、古いメッセージが腐る場所として存在します。オンライン アーカイブ内のアイテムはインデックスが作成され、電子情報開示に使用できます。これに対して、Archive フォルダーはプライマリ メールボックスにあり、オンライン アーカイブとは関係ありません。

アイテムは、次の場合にプライマリ メールボックスからオンライン アーカイブ (アーカイブ メールボックス) に移動します。

  • ユーザーは、Outlook などのクライアントを使用してアイテムを明示的に移動します。これは、アーカイブメールボックスに到達するすべてのアイテムの0.000000184%を占めています(私はその数字を作成しましたが、防御可能です)。
  • Exchange 管理フォルダー アシスタントは、ユーザーが割り当てた保存タグがあるか、メールボックスに割り当てられているメールボックス保持ポリシーに既定の保存タグが存在するために、アイテムを移動します。

Exchange メールボックス保持ポリシーにのみ、アーカイブへの移動アクションを持つタグが含まれています。 Microsoft 365 アイテム保持ポリシー メールボックス アイテムを削除できますが、アイテムをアーカイブすることはできません。

プライマリ メールボックスからアーカイブ メールボックスへのアイテムのポリシー駆動型の自動移動は、メッセージを長期にわたって保持する正しい方法です。管理フォルダーアシスタントはメールボックスアイテム保持ポリシー (アーカイブへの移動を含む) を処理し、別のアシスタントは Microsoft 365 アイテム保持ポリシーを他のワークロードに適用します。

バックスペースキーアーカイブ項目の停止

サポートドキュメントからの興味深いポインタの1つは、Microsoft 365アプリを使用する場合r エンタープライズ (Outlook をクリックして実行)、バックスペース キーは、選択したアイテムをアーカイブ フォルダーに移動します。私はこれが起こったことを知らなかったが、アイテムが予期せずフォルダに現れる理由を説明している。普段は頭を掻いてミステリーアイテムを削除するだけなのに、今はバックスペースキーを押してそこに置いたようです!

このワンクリックでアーカイブできる動作を無効にするには、システムレジストリを更新して、 無効化OneClickArchive DWORD 値 HKEY_CURRENT_USER\ソフトウェア\マイクロソフト\オフィス\16.0\見通し\オプション.値を 1 に設定すると、Backspace キーがアイテムを Archive フォルダーに移動するのを停止します (図 1)。

Outlook がアイテムをアーカイブ フォルダーに移動しないようにシステム レジストリを更新する
図1:Outlookがアイテムをアーカイブフォルダに移動しないようにシステムレジストリを更新する

バックスペースキーは、次回Outlookを再起動したときに正しく動作し始めます。この修正プログラムは、Outlook 2019 や Outlook 2021 などの Outlook の永久バージョンでは使用できません。それはちょうど別の例です Outlook の永久バージョンと Outlook サブスクリプション バージョンのギャップ.この修正は、バックスペースキーを使用してアイテムをアーカイブフォルダに陽気に移動するOutlookモナーククライアントの現在のベータ版では機能しません。奇妙なことに、OWA はバックスペース キーを使用して項目を移動しません。

アーカイブフォルダに喜びはありません

Outlook アーカイブ フォルダーに正当な理由はありません。それはそれが何であるかであり、おそらく予見可能な将来にわたって持続するでしょう。最善の方法は、フォルダーを無視することです。つまり、Outlook がバックスペース キーを使用してアイテムをアーカイブ フォルダーに入れるのを停止した後です。


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