Microsoft 365 で保護された PDF の操作が簡単になった方法

Microsoft 365 で保護された PDF の操作が簡単になった方法

進歩への長い道のり

機密ラベルは、暗号化されたドキュメントを適用およびアクセスするために必要なコードがアプリケーションに含まれているため、Office ドキュメントを保護するのに優れた役割を果たします。この状況は、他の一般的なビジネスファイル形式(保護されたPDFなど)を扱うとあまり成功しません。今ではほとんど時代遅れの統一されたラベリングクライアントには、ユーザーが次のことを可能にするエクスプローラ拡張機能が含まれています 分類と保護 ファイル。この方法は、一部のファイルの種類 (Teams 会議の録画によって生成された MP4 ファイルなど) では機能しますが、他の種類のファイルで使用でき、使用できることを確認するためにテストする必要があります。

ファイルの種類のメンテナが Microsoft Information Protection (MIP) SDK のコードを自社製品に組み込めば、状況ははるかに良くなるでしょう。たとえば、Adobe PDF は、ビジネス目的で使用される非常に一般的なファイル形式です。2018年12月、アドビとマイクロソフトは発表した。 MIP と Adobe Acrobat Reader の統合の可用性.基本的に、アドビはマイクロソフトが作成したプラグインを使用して保護されたPDFを開くことをサポートするコードを追加しました。

エッジ PDF と保護された PDF

2020年、マイクロソフトは保護されたPDFを開くためにEdgeブラウザをアップグレードしました。これにより、Edge はキャッシュされた資格情報 (OWA や OneDrive for Business などの他の Microsoft 365 アプリへのアクセスから) を使用してユーザーの ID を検証し、保護されたコンテンツにアクセスする権利を確立できるため、作業が簡単になります。

Edge で引き続き発生する問題の 1 つは、保護された PDF にアクセスしていることをユーザーに通知するためのバナーは表示されますが、機密ラベルの名前が表示されないことです (図 1)。一方、Adobe Acrobat Reader DC では、保護された PDF を開くとラベルが表示されます(図 2)。

Edge に、保護された PDF に使用されている機密ラベル名が表示されない
図1:保護されたPDFに使用されている機密ラベル名がEdgeに表示されない
Acrobat リーダー DC には、保護された PDF に使用される機密ラベルの名前が表示されます。
図 2: Acrobat リーダー DC に、保護された PDF に使用される機密ラベルの名前が表示されます。

新機能の面でキッチンシンクをEdgeに投げ込む傾向を考えると、Edge開発者の側では奇妙な省略です。

小さな点:アドビ用のMIPプラグインの発売以来、レジストリ値は感度ラベルの情報バーの表示を制御します。もともと、 bShowDMB at を 1 に設定 HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Adobe\Acrobat Reader\DC\MicrosoftAIP をクリックして情報バーを公開します。

何らかの理由で、最新のアップデートでは、アドビは値を HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Adobe\Adobe Acrobat\DC\MicrosoftAIP. または、値が両方の場所に存在する必要があるかもしれません。私のPCは現在持っている bShowDMB で設定 Adobe Acrobat\DC\MicrosoftAIP そしてすべてがうまくいっています。

保護された PDF の問題

保護された PDF を開くのはそれほど難しくなくなりましたが、次の 2 つの問題が残っていました。

  • マイクロソフトは、 統一されたラベル付けクライアント.その戦略は、別のクライアントに依存するのではなく、ネイティブMIPサポートをアプリケーションに組み込むことです。統合ラベリング クライアントは、メンテナンス モードになりました。
  • Adobe Acrobat 用に別の MIP プラグインをダウンロードしてインストールする必要があるのは、ユーザーが見落としがちな別の管理操作です。これにより、保護されたPDFにアクセスできない場合にフラストレーションが発生します。

もう 1 つの問題は、ブラウザーの GUI を使用して SharePoint Online または OneDrive for Business に格納されているアイテムに機密ラベルを適用できないことです。Office ドキュメントでは、機密ラベルのサポートがアプリケーションで利用できるため、これはあまり重要ではありません。ただし、PDF を保護する場合は、PDF を Office 365 にアップロードする前に、統一されたラベル付けクライアントを使用して機密ラベルを適用する必要があります。このアクションでは、ユーザーが Azure 情報保護ライセンスを持っている必要があります。

PDF の感度ラベルサポートの改善

助けは地平線上にあります。保護されたPDFの生成と使用を容易にするために、3つの開発が一緒に行われています。

  • 最新のオフィスインサイダービルド には、機密ラベル付きの Office ドキュメントを保存、エクスポート、または共有するときに、保護された PDF を出力する機能が含まれています。出力 PDF は、ソースドキュメントに適用されたのと同じ保護を継承します。PDFアドインの開発者が潜在的に更新する必要があるなど、いくつかの問題がありますコードとPDFに印刷するときに保護を保持できないこと。それでも、統一されたラベル付けクライアントを使用して PDF を保護するために機密ラベルを適用する必要がなくなるため、これは大きな前進です。
  • の最新バージョン アドビアクロバットリーダーDC (バージョン 22.001.20142 以降) は、MIP プラグインをインストーラーにバンドルしているため、別途インストールする必要がなくなります。後から考えると、プラグインをバンドルすることは、アドビがもっと早くやるべきだったことです。
  • Microsoft 365 ロードマップ項目 93331 (6 月にプレビューされ、2022 年 10 月に一般提供開始予定) では、Adobe Acrobat との統合により、ユーザーが Windows および macOS 上のアプリケーション内で機密ラベルを適用できるように説明しています。どうやら、これは無料の読者ではなくAcrobatの有料版をカバーしていますが、それでも改善されています。

Office の更新プログラムは最も重要ですが、これらの変更により、保護された PDF の作成がはるかに簡単になります。


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