共有メールボックスと非アクティブメールボックスの比較
リーバメールボックスを処理するためのオプション
誰かが組織を離れると、メールボックスやその他のデータをどうするかについて話し合いが行われることがよくあります。Exchange Online の場合、選択は簡単です。
- メールボックスを削除します。
- メールボックスを保持し、他のユーザーに Azure AD アカウント (およびメールボックス) を引き継ぐようにします。
- メールボックスを共有メールボックスに変更します。
- 非アクティブなメールボックスとして保持します。
通常、選択は共有メールボックスまたは非アクティブなメールボックスのいずれかになります。もちろん、元従業員に属するメールボックスは、OneDrive for Business や Teams チャットなどの場所に他の個人情報を保存します。SharePoint Online サイトに保存されているドキュメントなど、その他の情報は、定義上共有され、他のユーザーは引き続きアクセスできます。ここでは、"離脱" メールボックスについて何をすべきかに焦点を当てます。
共有メールボックス
共有メールボックスは Exchange に長い間存在しており、よく理解されています。ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する利点は次のとおりです。
- メールボックスはオンラインのままで、任意の Outlook クライアントを使用してアクセスできます。これは、GAL などの Exchange アドレス一覧に表示され、受信電子メールを引き続き受信できます。
- ユーザーは、メールボックスの内容にアクセスして回復するためのアクセス許可を受け取ることができます。必要に応じて、管理者はユーザーに[送信者]アクセス許可と[代理送信]アクセス許可を付与して、共有メールボックスから電子メールを送信できるようにすることができます。
- ユーザー メールボックスが共有されると、50 GB を超えるか、アーカイブがない限り、Exchange Online ライセンスは不要になります。
- 必要に応じて、管理者はメールボックスを簡単に変更して通常のユーザー メールボックスに戻すことができます。この時点で、Exchange Online ライセンスが必要です。
共有するメールボックスを変更することは、退職した従業員の作業の責任を他のユーザーが引き継ぐ必要がある場合に適した方法です。たとえば、組織を離れる営業担当者のマネージャーは、顧客エンゲージメントと確約をフォローアップする必要があります。プライバシーは、ビジネス関連の電子メールの中に個人的な資料がある可能性があるため、誰かが他の人のメールボックスにアクセスすると大きな懸念事項になる可能性があります。このため、組織は多くの場合、メールボックスが削除されるまでの一定期間、メールボックスへのアクセスを制限します。
非アクティブなメールボックス
オンプレミスの組織では、離脱者のメールボックスがオンラインのままかどうかは関係ありません。誰もメールボックスを使用しないため、ライセンスは必要ありません。ストレージが使用可能な場合、離脱者メールボックスは、組織が望む限り、その場にとどまることができます。
Office 365 では、Exchange Online が所有者の Azure AD アカウントを削除した直後にライセンスのないメールボックスを削除するため、状況は異なります。組織がコンプライアンスの目的で離脱者メールボックスを保持できるようにするために、Microsoft は数年前に非アクティブなメールボックスを導入しました。メールボックスに保留が適用された場合、またはメールボックス内のアイテムに保持リストが付いた保持ラベルが存在する場合、Exchange Online は所有者のアカウントを削除してもメールボックスを削除しません。代わりに、Exchange Online はメールボックスを非表示で非アクティブな状態にします。メールボックスのコンテンツは、インデックスが作成され、検出可能なままであり、電子情報開示検索で見つけることができます。
非アクティブなメールボックスについて覚えておくべき重要な点は次のとおりです。
- 非アクティブなメールボックスは、最後の保持 (ポリシーまたはアイテム保持ラベル) が経過するまでオンラインのままです。この時点で、Exchange Online はメールボックスを削除します。この間、非アクティブなメールボックスには、いかなる種類のライセンスも必要ありません。
- 非アクティブなメールボックスは、OWA や Outlook デスクトップなどの通常のクライアント インターフェイスからは見えません。Exchange アドレス一覧には表示されず、新しい電子メールを受信できません。
- メールボックスの完全なコンテンツは、非アクティブになっても、そのアーカイブや、Teams、Yammer、および Planner の Microsoft 365 基質によってキャプチャされたコンプライアンス レコードなど、引き続き使用できます。
- メールボックスのコンテンツにアクセスするには、管理者は次のいずれかを行う必要があります。 回復する 又は 戻す 非アクティブなメールボックス。非アクティブなメールボックスを回復すると、そのメールボックスはアクティブになり、再び使用可能になります。復元とは、非アクティブなメールボックス (またはそのアーカイブ) のマテリアルを別のメールボックスにマージすることを意味します。
基本的に、非アクティブなメールボックスはコンプライアンス ツールです。これにより、メールボックスのコンテンツの長期保存が容易になり、必要に応じてメールボックス内の資料に引き続きアクセスできるようになります。非アクティブなメールボックスは、上級従業員やその他のスタッフのメールボックスを規制監督の対象に長期間保持するための優れた方法です。図 1 は、Microsoft 365 Purview ポータルから見た 2015 年 2 月にさかのぼる共有メールボックスを持つテナントを示しています。
使用に必要なライセンスをお持ちの場合 Microsoft 365 アイテム保持ポリシーを使用した適応スコープでは、非アクティブなメールボックスのユーザー スコープを作成できます。組織でメールボックスを長期間 (たとえば、5 年間) 保持する必要がある場合は、5 年間の保存期間と非アクティブなメールボックスを対象とする適応スコープを持つアイテム保持ポリシーを作成することをお勧めします。これにより、他の保留リストと保持ラベルの保持期間が切れた場合でも、Exchange Online は非アクティブなメールボックスを必要な期間保持することがわかります。
選択は明確です
非アクティブなメールボックスへの GUI アクセスは、Microsoft Purview コンプライアンス ポータルを介して行われます。これにより、非アクティブなメールボックスと共有メールボックスのどちらを選択するかについての良い手がかりが得られます。規制上または法律上の要件を満たす必要があるために情報を保持する場合は、非アクティブなメールボックスを使用します。ただし、組織がビジネス上の理由でメールボックス内の情報を必要とする場合は、退職者メールボックスを共有メールボックスに変換することをお勧めします。
Exchange Online と Office 365 の残りの部分については、 Office 365 for IT プロフェッショナル 電子ブック。Microsoft の経験を活かして、何が重要で、テナントを保護する最善の方法を理解してください。