Teams 会議の共同開催者の役割の制限を回避する
チーム会議と Outlook イベント
マイクロソフトは、昨年 11 月に MC292796 の Teams 会議の共同主催者の役割を発表しました。頻繁な遅延の後、展開の最新の日付は3月上旬で、ロールアウトは3月中旬までに完了し、一般提供日は Microsoft 365 ロードマップ項目 81391.発表以来、ユーザーは共同開催者が利用できる一連の機能について議論し、共同開催者が日付や時刻の再配置など、会議の詳細を変更することはできないと不満を述べてきました。2月25日に、返信が投稿されました マイクロソフト テクニカル コミュニティ 無名のマイクロソフト製品マネージャーによって報告された “共同開催者は、開催者と同じように、会議の前、最中、または会議後にも会議オプションにアクセスして変更できます。“
私は主張の正確さを確認することができませんでしたが、それが本当であることを願っています。現在の実装で人々が抱えている問題は、会議の元の開催者が利用できない (休暇中、病気、または会社を辞めた) 状況をどのように処理するかであり、会議の詳細を変更する必要がある場合です。会議の開催者のみが、会議の日時、参加者などの詳細を編集できます。
図 1 に示す会議に参加します。会議が開催者であることは明らかですが、2 人の開催者は OWA 予定表には表示されません。代わりに、Teams は Outlook 予定表イベントに挿入された会議メタデータを使用して、会議に参加した後、指名されたユーザーに共同開催者の役割とそのアクセス許可を付与します。
マイクロソフトは、Outlook の予定表を変更する必要がないように、この実装を選択した可能性があります。これは、ユーザーが会議のオンライン部分を実行するために Teams が必要とする詳細を心配することなく、Outlook クライアントの予定表イベントにアクセスして操作し続けることができることを意味するため、理にかなっています。
会議の共同開催者ができること
アクティブな会議の外部では、共同開催者の役割には権限がないため、Microsoft は共同開催者が使用できる機能は Teams 会議中であることを強調しています。この状態では、共催者は次のことができます。
- 会議オプションにアクセスして変更します。
- ロビーをバイパスします。
- 会議中にロビーからユーザーを許可します。
- 会議をロックします。
- コンテンツを提示する。
- 別の参加者の会議ロールを更新します。
- 会議を終了します。
ただし、会議がアクティブでない場合、共同開催者の役割は影響しないため、共同開催者は次のことはできません。
- 出席レポートを表示およびダウンロードします。
- 会議出席依頼を編集します。
- 会議の録画を管理します。
- 開催者の役割を削除または変更します。
また、共同開催者は、会議の小会議室を作成および管理できません。
グループ予定表での Teams 会議のスケジュール設定
Outlook からオンラインの Teams 会議をスケジュールするには、Microsoft 365 グループの予定表に会議を作成します (図 2)。ただし、会議にはオンライン Teams 会議のすべての属性がありますが、グループは会議の所有者であり、会議オプションにアクセスして共同開催者の役割を参加者に割り当てる方法はありません。会議がアクティブな場合、会議をスケジュールするユーザーは開催者の役割を引き受けますが、別の出席者を共同開催者にすることはできません。
逆に、会議はグループ予定表にあるため、すべてのグループ メンバーは、新しい日時に会議のスケジュールを変更するなど、設定を更新できます。
集中スケジューリングの使用
回避策は新しいものではありません。代理人が保護された電子メールを読み取らないようにする方法と同様に、共有メールボックスを使用して重要な組織的な集まりをスケジュールするのが一般的であった Exchange の古いオンプレミス実装から来ています。共有メールボックスへの代理人アクセス権を持つ会議コーディネーターは、共有メールボックス予定表を使用して会議を作成および管理し、複数の代理人が共有メールボックスにアクセスできるため、一部の代理人が利用できない場合でも会議にアクセスでき、管理可能でした。
このシナリオの最新バージョンでは、新しい Microsoft 365 アカウントを作成し、Exchange Online プラン 1 と Teams ライセンス (またはこれらのサービス プランを含む任意の SKU) を割り当てます。オーガニザを組織化する必要がある人ウェビナーや大規模な従業員集会などの定期的な会議は、中央のスケジュール メールボックスを運営するユーザーに次のことを依頼します。
- 必要な出席者と共に、目的の時間に新しい Teams 会議を作成します。
- 会議のオプションを編集して、共同開催者の役割を要求者や他のユーザーに割り当てます (図 3)。
その後、会議のスケジュール変更、新しい共同開催者の追加、または会議出席依頼の更新が必要になった場合は、中央のスケジュール メールボックスを使用して会議出席依頼を実行できます。
共有メールボックスは Teams を使用できず、オンライン会議を作成するために役割やその他のメタデータを適用する Teams が必要なため、通常のメールボックスが必要です。
この配置は完璧ではありません。会議を作成するには、さらに多くの手順が必要です。中央のスケジューリング メールボックスには、わずかなライセンス コストがかかります。また、だれかが会議出席依頼と更新を管理する必要があります。また、最小限の会議 (メインの開催者が何らかの理由で利用できなくなった場合でも発生する必要がある会議) に制限する必要があります。他の会議は、通常どおりに作成および実行する必要があります。これは、Microsoft が共同開催者の役割を更新して、所有者が会議の詳細を管理できるようにする前の短期的なブリッジであることを願っています。
誰かがより良いアイデアを持っているなら、私はすべて耳です…会議の開催者が利用できないときの問題を回避したい人も同様です。
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