Microsoft TeamsアプリによるOneDriveストレージの使用は、保持を複雑にします
ビジネス向けOneDriveのホワイトボード最新消費者
メッセージ センター通知 MC282992 (9 月 3 日、更新された 12 月 7 日) で最初に説明したように、多くの ホワイトボード クライアントは、ビジネス向け OneDrive にファイルを格納してアクセスできるようになりました。 元の Azure データ ストアの代わりに。を考えると、 チーム会議でホワイトボード共有の人気 Teams の新しいホワイトボード ストレージのサポートは、多くのファイルがビジネスの OneDrive に現在ある可能性が高いです (図 1) 移行が発生したことを所有者が認識していない場合でも、
ホワイトボードは、ビジネス向け OneDrive にファイルを格納する唯一のチーム アプリケーションではありません。その他には次のようなものがあります。
この傾向は驚くべきことではありません。設計上、チームは独自のコンポーネントを作成するのではなく、他の Microsoft 365 コンポーネントを使用し、同じマイクロソフトエグゼクティブ (Jeff Teper) の下で OneDrive for Business と SharePoint Online のロールアップを担当しています。チーム対応のアプリケーションは、特にマイクロソフトが行うように、ファイル ストレージの自然なターゲットとして OneDrive に目を向けるのは当然です。 リベラルなストレージクォータ 利用可能 (こちら ビジネス アカウントの OneDrive で使用されるストレージを報告するスクリプト)
管理上の課題
ビジネス向け OneDrive にデータを格納することは、非常に理にかなっています。管理者にとっての課題は、ユーザー アカウントを削除する時期に発生します。既定では、Microsoft 365 は削除されたアカウントの OneDrive for Business アカウントを 30 日間保持します。SharePoint Online 管理センターの保存期間を更新することで、この期間を最大 10 年 (3650 日) まで増やすことができます (図 2)。
保存期間中、OneDrive アカウントへのアクセスを許可されたユーザーは、ファイルを取得できます。保存期間が過ぎると、Microsoft 365 はアカウントを完全に削除し、ファイルを取り戻しにくくなります。例外は、アカウントまたはファイルのいずれかが保持ポリシーまたはラベルの制御下に置かれている場合、すべての保持管理の期限が切れるまでそのまま残ります。
管理上の課題は、削除されたアカウントの OneDrive コンテンツの処理方法を決定することです。1 つの方法は、削除されたユーザーのビジネス用 OneDrive アカウントへのアクセスを別のユーザーに割り当てるメカニズムを使用することです (図 3)。つまり、指定されたユーザーはビジネス用 OneDrive アカウントの管理者になり、アカウントに保存されている情報を完全に制御できるようになります。
その意図は、削除されたユーザーのアカウントに保持されている情報を確認して、アカウントから価値のあるものを取得し、ビジネス用の自分の OneDrive for Business アカウントや適切な SharePoint Online サイトなど、他の場所に保存できるように、指定されたユーザーに時間を与えることを目的とします。メカニズムは機能しますが、明らかな欠陥は、ファイルを元の場所から移動すると、チームとオブジェクトの間の接続が切断されるということです。OneDrive for Business アカウントからファイルを移動する際に共有リンクを保持することは可能ですが、チャットのリンクは間違った場所を指し示し、Teams のチャットの添付ファイルとループ コンポーネントが使用できなくなり、会議の録画やホワイトボードが使用できなくなり、電子メールで共有される 「曇った添付ファイル」にアクセスできなくなります。要するに、ユーザーは情報を得ることができないので、キャンピングカーは幸せではないでしょうし、ヘルプデスクは根本的な問題について多くを行うことはできないのでイライラするでしょう。
より良い答えを保持する
削除されたユーザーのビジネス アカウント (気が散る仕事) の OneDrive アカウントを使用するように依頼する代わりに、Microsoft 365 の保持ポリシーを使用して OneDrive for Business アカウントの情報を長期間保持する方が良い方法です。ストレージ クォータがビジネス向け OneDrive よりも制限が厳しくコストがかかる SharePoint Online とは異なり、長期保存の影響は問題になりません。保持期間を設定した場合、ユーザー アカウントを削除した後、保存期間が終了するまで、そのドキュメントやその他のファイルはそのまま残ります。保存期間が数年 (作成後) であると仮定すると、ユーザーは情報のコピーを回復したり、ホワイトボードやループコンポーネントなどのオブジェクトを操作する場合に十分です。同時に、誰かが1つにアクセスする必要がある場合誰もが確実にする結果を理解していると仮定して、ファイルを削除または移動するためのアカウントを駆動します。
もちろん、保持ポリシーは、組織に Office 365 E3 またはそれ以上のライセンスがある場合にのみ使用できます。保持ポリシーを含まないライセンスを持つ組織は、削除されたアカウントから情報を収集してから削除される場合に制限されます。ただし、ビジネス向け OneDrive の保持期間を最大 3650 日に設定することで、不適切な人の保持を使用する組織を停止することは何もありません。結局のところ、アカウントの削除から10年後、誰がそのような古いリポジトリからドキュメント、ホワイトボード、またはループコンポーネントにアクセスする必要がありますか?
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