プレビューでの Microsoft 365 アイテム保持ポリシーのポリシールックアップ

プレビューでの Microsoft 365 アイテム保持ポリシーのポリシールックアップ

新しい機能の宝石

マイクロソフトは、多くの場合、実際には脚光を浴びる価値がないプレビュー機能を誇大宣伝します。そして時には、彼らはファンファーレなしで宝石を紹介します。これはの場合です アイテム保持ポリシーの参照は、週末に私のテナントに現れました。

一言で言えば、ポリシー検索により、コンプライアンス管理者は、ユーザー (メールボックス)、SharePoint Online サイト (ビジネス アカウントの OneDrive を含む)、または Microsoft 365 グループ (メッセージとドキュメント) に適用される Microsoft 365 アイテム保持ポリシーを確認できます。このことが重要な進歩である理由は、組織が保持ポリシーを開発し、適用するにつれて困難になる問題を解決するということです。

アイテム保持ポリシーの種類

保持ポリシーには、次の 3 つの種類があります。

  • ラベル公開ポリシー 保存ラベルのセットをエンド ユーザーが使用できるようにします。ユーザーは、複数のラベル公開ポリシーの範囲内に入り、それぞれが 1 つから多くのラベルを制御します。SharePoint Online などのアプリケーションは、適用可能なすべてのポリシーを解決して、使用可能なラベルの完全なセットを個々のユーザーに公開します。
  • アイテム保持ポリシー 一般的な保持設定をターゲットの場所 (ユーザー、サイト、およびグループ) に適用します。たとえば、すべての SharePoint コンテンツを 3 年間保持します。保持ポリシーは、組織全体 (Exchange Online など、1 つ以上のワークロードのすべての場所に適用) または非組織全体 (5 つの選択された SharePoint Online サイトなど、ワークロード内の特定の場所に適用) です。
  • 自動ラベルポリシー 検索条件を使用して特定の情報を検索し、一致するアイテムに保持ラベルを適用します。を使用する チーム会議の録画を検索してラベル付けするための自動ラベルポリシー そのようなポリシーの例です。

すべてのメッセージ、ドキュメント、およびリストに適切な保持ラベルが設定されていることを確認する必要があります。ユーザーが適用するラベルは、自動適用ラベルよりも優先され、保持ポリシーは、より具体的なラベルを持たないものをカバーするスイープとして機能します。

削除を停止する内容を把握する

ユーザー、サイト、またはグループが複数のポリシーの範囲内に入る場合を除いて、すべて適切です。その後、アイテムを削除する機能に影響を与えるポリシーを理解することが困難になります。削除をブロックするコンプライアンス ポリシーを持つとして、SharePoint 管理センターでフラグが設定された SharePoint オンライン サイトの例を考えます。保持ポリシーがサイトに影響を与えることをおわけにしている (図 1) が、どのアイテム保持ポリシーによって削除がブロックされるのかは分かりません。

SharePoint 管理センターは、ブロックがサイトの削除に存在することを示しています。
図 1: SharePoint 管理センターは、ブロックがサイトの削除に存在することを示しています

これまでは、組織全体のポリシーを最初に検索するポリシーセットをチェックし (最も広範な適用範囲を持つ)、組織全体以外のポリシーを検索することで、ロケーションに適用される保持ポリシーを把握しようと試みることができました。Office 365 E5 または Microsoft 365 E5 ポリシーがある場合は、チェックする必要があります。 アダプティブ スコープを持つ保持ポリシー.最後に、保存ラベル付きのアイテムが場所に保存されているかどうかを確認する必要があります。この作業の一部は、次のようなコマンドレットで PowerShell を使用して可能です。 保持コンプライアンスポリシーの取得しかし、コンテンツの保持期間を正確に把握する複雑さは、保持ポリシーの数が増えるにつれて急激に増加します。

ポリシーの参照

新しいポリシールックアップ機能によって問題が解決します。Microsoft 365 コンプライアンス センターの[情報ガバナンス]セクションで使用できる新しいオプションは、ユーザー、サイト、およびグループの検索をサポートし、選択した場所が範囲内にある一連のアイテム保持ポリシーを返します。

たとえば、図 1 に示すサイトをチェックして、削除をブロックする可能性のある保持ポリシーを確認しました。図 2 は、ルックアップの結果を示しています。UI が各ポリシーの種類を示した場合は、この方法が優れたものですが、各ポリシーの動作を確認するのは簡単です。この場合、最初の 2 つはラベル公開ポリシーで、最後の 2 つは自動ラベル ポリシーです。

サイトに適用可能なアイテム保持ポリシーの検索結果
図 2: サイトに適用される保持ポリシーの検索結果

リストにラベル公開ポリシーまたは自動ラベル ポリシーが存在するからといって、これらのポリシーで使用されるラベルがターゲットの場所に存在するわけではありません。確かに、その場所のアイテムに適用されているラベルを確認し、保存期間が経過していないため削除をブロックする可能性があるラベルを削除する必要があります。

保持ポリシーの場合は、その場所を削除を続行できるように、ポリシーの対象となる場所のリストを示します。ただし、これは、ホストワークロードがポリシーに対して行われた変更を処理し、その場所を保持する必要がなくなったことを認識する時間を必要とするため、迅速に発生するものではありません。変更を行った後でポリシーのセットの場所を検索する場合も同様です。検索で表示されるリストから保持ポリシーが表示されるまでに数日かかることがあります。

いくつかのアクションも素敵でしょう

他のプレビュー機能と同様に、埋め込みで見たいと思うギャップがいくつかあります。私はすでに、検索によって返されるポリシーのリストに表示される保持ポリシーの種類を確認したいと思っています。選択したポリシーによって発行または自動適用されたラベルを含む場所にアイテムのリストを生成できるとよいでしょう。アイテム保持ポリシーの場合、選択したポリシーのスコープから選択した場所を 1 回クリックで削除できるとよいでしょう。

結局のところ、ユーザー、サイト、またはグループをカバーするためにどのようなポリシーが存在するのかを知るのは素晴らしいことです。あなたがその情報で何かをすることができるとき、それはとても良いです。それはソフトウェアが存在するのではないですか?


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