外部ユーザーに対して SharePoint の期限切れアクセス ポリシーを使用する方法
共有リンクの有効期限が切れ、ゲストはアクセスを失う
夏には、マイクロソフトは、 SharePoint オンライン サイトおよびビジネス アカウントの OneDrive の外部ユーザーのアクセス ポリシーの期限切れ.つまり、テナントは、ユーザーが Azure AD ゲスト アカウント (外部ユーザーとの共有時に自動的に作成される) とコンテンツを共有した後に共有リンクが持続する日数を制御するポリシーを設定できます。期限切れのアクセス ポリシーは、Microsoft 365 グループ (チーム) のメンバーシップを通じてコンテンツにアクセスするゲスト アカウントには適用されません。SharePoint Online でコンテンツを操作する機能は、共有リンクではなくゲストのメンバーシップによって制御されます。
既定では、期限切れのアクセス ポリシーは設定されていません。テナントまたは SharePoint 管理者は、この機能を有効にし、SharePoint Online 管理センターの[共有]セクションで共有期間を定義する必要があります (図 1)。期間は30日から730日までです。
設定すると、ポリシーは新しい共有リンクに適用されます。古いリンクには遡及的には適用されません。SharePoint オンライン管理センターで定義されているポリシーは、すべての SharePoint サイトとビジネス アカウントの OneDrive に適用されます。できます サイト単位で有効期限を上書きする.
Microsoft 365 で使用されている他の有効期限ポリシーとは異なり、 自動有効期限ポリシーの記録を会議するチーム または、保持ポリシーやラベルであっても、有効期限が切れた場合でもコンテンツは影響を受けません。唯一の効果は、アクセスのために無効になり、使用できなくなる共有リンクに.
リンクの共有期限が切れたときの動作
共有リンクの有効期限が切れる場合、ユーザーは 2 つの方法で警告を受け取ります。まず、ビジネス向け OneDrive にバナーが表示されます (図 2)。テキストは、ユーザーではなく有効期限が切れる共有リンクなので、より良い場合があります。Azure AD ゲスト アカウントは残り、他の共有リンクやグループやチームのメンバーなど、他の目的に使用できます。ここでのロジックは、ユーザー単位で共有アクセスを管理する場合があるため、ユーザーの有効期限を示す方が適切です。
2番目の方法は電子メールです。SharePoint は、リンクの共有が有効期限から 10 日以内である場合に、ユーザーに通知するメモを送信します (図 3)。どちらの場合も、[管理](または[アクセスの管理]) リンクを使用すると、ユーザーは間もなく期限切れになる共有リンクを更新できます。
リンクをクリックすると、アクセス期限フライアウト ペイン (図 4) が表示され、ユーザーが作成したすべての共有リンクが期限切れアクセス ポリシーの対象となります。ご覧のとおり、テナントには 120 日間の有効期限ポリシーがあるため、リンクの一部はかなり遠く離れています。
共有リンクの有効性を拡張するには、ユーザを選択し、 はい、拡張します (図5)。SharePoint Online は、許可された最大期間 (この場合は現在の日付から 120 日間) までに共有リンクを延長します。共有リンクが不要になった場合は、そのリンクを削除することもできます。
期限切れのアクセス ポリシーを実装する良い方法
Microsoft 365 テナントが期限切れのアクセス ポリシーを実装することは適切な方法です。有効期限が切れる共有リンクの多くは、期限切れになったときにコンテンツ所有者による介入は必要ありません。他のリンクには、迅速かつ低摩擦動作である拡張が必要になります。全体的に見て、90~120日など、妥当な期間を過ぎると、期限切れのアクセスポリシーを実装することに対して、嫌いなことは何もありません。より機密性の高いコンテンツを SharePoint に格納する組織では、機密性ラベルを使用して利用可能なコンテンツに対する対象の可用性と有効期限を短縮できます。
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