SharePoint オンラインでユーザーが保持ラベルを持つファイルを削除できる理由

2021年10月14日

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コンプライアンスの向上

として先週議論されたでは、SharePoint オンラインとビジネス向け OneDrive の保持処理のしくみを簡素化しています。このトピックは多くのテナント管理者にとってブラックボックスのようなものなので、これは良いイニシアチブです。最新のステップはMC289965(10月7日– ロードマップ項目 82063) を使用して、SharePoint Online と OneDrive for Business ブラウザーインターフェイスが、特定の期間アイテムを保持するように構成された保持ラベルが割り当てられたファイルを削除するユーザー要求を処理する方法を調整します。たとえば、ファイルには保持アクションが 7 年間含まれています。(保持ラベルは、次の値に設定できます。 アイテムを削除または保持しないをクリックすると、ビジュアルマーカーになります。

ビジネス向け SharePoint オンラインと OneDrive のファイルの削除

今まで、次のことが起こります。

ビジネス向けワンドライブ: 保存ラベル付きのファイルを削除します。ビジネス向け OneDrive は、ファイルをごみ箱に移動し、ユーザーのアカウントの保存保持ライブラリ内のコピーをキャプチャします。OneDrive アカウントは個人用の領域であり、必要に応じてアカウントユーザーがファイルを削除できるようにするのが妥当です。レコードラベルが割り当てられたファイルは削除できません。保持ラベルをレコードとして作成するには、 Microsoft 365 コンプライアンスセンターのレコード管理ソリューション (E5が必要です)。
オンライン: ユーザーは保持ラベルを持つファイルを削除しようとしますが、保持ラベルが存在するためブロックされます (図 1)。

SharePoint オンラインは、保持ラベルが原因でファイルの削除をブロックします。 — 図 1: SharePoint Online は、保持ラベルが原因でファイルの削除をブロックします。

SharePoint オンラインが正しいことを行うケースを主張することができます。削除を許可せず、保存期間が切れるまでファイルを維持することで、SharePoint Online はファイルの重要性を示します。

コンプライアンスの問題

ただし、問題は、現在の Microsoft 365 グループモデルでは、チームとグループで使用される SharePoint Online チームサイトのほとんどのアイテムをグループメンバーが完全に制御できることです。したがって、SharePoint Online が保持ラベルのためにユーザーがファイルを削除できないようにした場合、そのユーザーはラベルを削除してファイルを削除できます (保持ラベルがレコードラベルでない限り)。ほとんどのユーザーは、ファイルを削除するために保持ラベルを削除できることに気付かないかもしれませんが、コンプライアンスの面で大きな問題になる可能性があります。その観点から、削除を続行する方が良いです。SharePoint Online は、保持保持ライブラリ内のファイルをキャプチャして、保持目的でコンテンツのインデックスが作成され、検出可能であることを確認します。

以前の変更の試みは問題に実行されました

昨年 6 月、マイクロソフトは MC264360 を公開し、SharePoint Online ブラウザーインターフェイスが OneDrive for Business に合わせて動作する方法を変更する計画をテナントに通知しました。つまり、保存期間が設定されている保存期間ラベルが存在する場合でも、ユーザーはファイルを削除できます。

お客様からのプッシュバック後、マイクロソフトは追加の作業を行うために提案された変更を取り下げ、削除しました。その結果、11月上旬に展開され、月末までに完了する予定です。SharePoint Online ユーザーは、組織がこれが不適切な考えであると判断し、既存の動作を保持するために SharePoint オンライン構成を更新しない限り、OneDrive for Business のようにラベル付きのファイルを削除できます。SharePoint Online は、レコードとしてラベル付けされたアイテムの削除をブロックし続けます。

物事を取り戻す

組織が、物事をそのまま維持したいと判断した場合、管理者は SharePoint クライアントオブジェクトモデル (CSOM) を開き、その 削除されたSPO を使用します。 の関数クラスをクリックして値を False に設定します。マイクロソフトが新しいパラメータを追加しなかった理由 SPO テナント 他のすべての SharePoint Online 組織設定と同様に、この設定を更新するコマンドレットは、私の外にもあります。マイクロソフトは、機能が展開されると、構成は、レコード管理ソリューションの設定内で使用できます."これはすべて問題ありませんが、レコード管理には Office 365 E5 または Microsoft 365 コンプライアンス E5 ライセンスが必要なので、多くの管理者が回避する可能性があります。この設定は SharePoint オンライン管理センターにあり、PowerShell を使用して設定可能である必要があります。

いいえ dCSOM を知っている人は、SharePoint オブジェクトモデルの深い知識を持たないユーザーが必要とするように PowerShell で設定を更新するために必要なコードを作成して公開しますが、テナント管理者が簡単に制御できない変更をマイクロソフトがプッシュアウトすることは受け入れられないと思います。明るい面では、ほとんどのテナントは、保持ラベルを持つファイルの新しい削除動作を気に入っているので、CSOM とのグラップリングを無視できると思います。