SharePoint オンラインの保存保留ライブラリの保持がどのように変化するか
保存をより効率的にする
メッセージ センター通知 MC288633 (10 月 1 日) では、SharePoint オンラインとビジネス用 OneDrive に保存されているファイル バージョンの最適化された動作のトピックを説明します。これは、コンプライアンスに関心がない限り、ほとんどの Office 365 管理者をオフにすることが保証されたタイトルです。それが起こるように、私はそうなので、私は通知を読みました。
私が状況を読んだのは、マイクロソフトが保存保留ライブラリの昔ながらの実装をより現代的なアプローチに置き換えているということです。ご存知のように、保持保持ライブラリは、保持目的で必要な情報を保持するために SharePoint Online で使用される場所です。これは、Exchange Online の回復可能なアイテム構造に相当し、更新されたコンテンツと削除されたコンテンツが保持期間が経過するまで残る場所です。
保存保留ライブラリ
これまで、SharePoint Online では、保存保持ライブラリを使用して、ドキュメントとリスト アイテムに加えられた複数のバージョンの変更を保持していました。保持ポリシーの範囲内にあるドキュメントを編集するユーザーが行った場合、SharePoint はドキュメントの変更前のコピーをライブラリにキャプチャします。保持する必要があるドキュメントを削除すると、保存保持ライブラリに入ります。実績 処理はより複雑ですですが、ここではその説明で十分です。
正味の効果は、ビジー状態のサイトの保持保持ライブラリが大量のアイテムを蓄積できることです (図 1)。ユーザーは保持保持ライブラリにアクセスできませんが、そのコンテンツはインデックス付けされ、検索可能であり、電子情報開示の調査担当者がドキュメントとリスト アイテムの完全な変更レコードを回復できることを意味します。管理者は保存保持ライブラリからファイルを回復することもできるので、多くの良さがあります。
リテンションの欠点
欠点が存在することを除いて。というか、2つの重要な欠点。1 つ目は、ビジー状態の SharePoint Online サイトの編集と削除をキャプチャすると、サイトに使用される記憶域クォータの大部分を消費する可能性があるということです。サイトの利用状況や保存するファイルの種類によって、サイトごとに金額が異なります。たとえば、ブログ記事用の Word 文書を保存するために使用するサイトには、比較的小さなファイルが何千もの (通常は 1 ~ 5 ページの範囲) があり、そのほとんどは、公開後に編集されることはありません。サイトの保持ライブラリには、292.6 MB の 924 項目 (サイトストレージの 5.92%)
IT 担当者向け Office 365 の書籍に使用されるサイトは、まったく異なる特性を持っています。Word 文書 (および一部の Excel スプレッドシート) は、より大きく (一部の章は 100 ページを超える) と頻繁に変更が行われます。たとえば、バージョン履歴によると、2021 年版の Teams のアーキテクチャと構造に関する章には 330 のバージョンがあり、ほとんどが Office 自動保存機能を使用して生成されます。大きなファイルと複数のリビジョンを組み合わせると、ストレージの消費量は 15.3 GB、つまりサイトの 21.8% にまで増加します(図 2)。
問題は、SharePoint Online が保存保留ライブラリで消費するストレージを、他のライブラリを扱うのと同じ方法で考慮することです。すべてが対してカウントされます。 テナントの全体的な SharePoint ストレージ クォータExchange Online がメールボックスごとに追加のストレージを提供して保存を処理することを考えると、少し不公平に思えます。実行するのは簡単です。 レポートを使用して、各サイトで使用されているストレージを見つけるを使用しますが、保存保持ライブラリによって消費される量を検出するには、サイトにアクセスする必要があります。
2 つ目の問題は、コンテンツ検索で SharePoint Online サイトに格納されているファイルの複数のコピーを検索することです。これは必要な場合もありますが、通常は混乱します(図 3)。
ザ・チェンジ
11 月中旬に展開された変更は、SharePoint Online サイトまたはビジネス アカウントの OneDrive から削除された複数のバージョンを含むファイルが、複数のバージョンではなく 1 つのファイルとして保持されることを意味します。保存するバージョンはストレージの需要を減らすはずですが、決定的な声明を出す前に物事がどのように機能するかを待ちますその点で。
保存保留ライブラリ内の既存のファイルは更新されず、以前と同様に動作します。最終的に、アイテムの保存期間が切れた後、保存保留ライブラリから古いマテリアルをチェックして削除する週次バックグラウンド ジョブは、古いファイルを削除し、ストレージを解放します。
新しいアプローチは、保持ポリシーまたはインプレース電子情報開示保持のために保持保持ライブラリに格納される任意のファイルに適用されます。6 月に MC264360 で発表された変更により、保持ラベルを含むファイルを SharePoint Online から削除できるように変更が取り消され、実装前に追加の作業が許可されました。これらのファイルはそのまま残り、保存ライブラリに格納されるのはありません。
Teams などのアプリでの使用の増加により SharePoint Online に保存されているファイルの数、複数のファイル バージョンを生成する際の自動保存の影響、およびテナントの保存容量に与える影響を考えると、これは良い変更です。また、管理が簡単になり、バックアップと復元のシナリオ (処理するファイルの数が少ない) が容易になる場合もあります。時間が教えてくれます!
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