マイクロソフト365の保持でも貴重なExchangeオンラインMRM

8 月 4 日、マイクロソフトは、”古い保持機能” の使用に関するガイダンスを更新しました。 Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーとラベルのドキュメント.基本的に、マイクロソフトのメッセージは”現在これらの古い機能を使用している場合、Microsoft 365 の保持ポリシーと保持ラベルと共に動作し続けます。ただし、Microsoft 365 では、Microsoft 365 の保存ポリシーと保持ラベルを使用して、Microsoft 365 の複数のワークロードにわたってコンテンツの保存と削除の両方を管理する単一のソリューションのメリットを得ることをお勧めします。

一般的に、可能な限りテナントが Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーを使用する必要があるという主張について、あまり議論が必要ありません。このテクノロジは、オートラベリングなどの分野での機能を向上および強化するために、マイクロソフトが開発努力を捧げる場所です。ただし、Exchange オンライン メッセージ レコード管理 (MRM) とそれに関連付けられている保持ポリシーと保持タグは非常に有用であり、無視できる準備ができていないと考えています。これは、Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーに必要な Office 365 E3 または E5 ライセンスを持っていないテナントに特に当てはまります。Exchange Online ライセンスはメールボックスの保存ポリシーを対象とするため、多くの組織にとって、これは大きなプラスポイントです。

メールボックスレコード管理の魅力

新しい形式の保持ポリシーに対するマイクロソフトの好みは理解できます。その戦略は、ワークロードに依存しない保持ポリシーを作成して展開することです。この戦略は良く効果的ですが、実装はコンテナ処理に基づいているため、粒度と精度の欠如に苦しんでいます。つまり、Microsoft 365 の保持処理は、メールボックス、サイト、またはチーム全体に対して機能し、メールボックス フォルダーのように、より細かいレベルに拡張することはできません。Microsoft 365 の保持ラベルは特定のフォルダに適用できますが、保持ポリシーはコンテナに対して適用されます。

2 つ目の制限は、保持ポリシーはワークロードに依存しないため、特定のワークロードに対する特別な処理に対応できないということです。Exchange オンライン エンタープライズ メールボックス (Exchange オンライン プラン 2 以上) はアーカイブを有効にできます。アーカイブ メールボックスは、めったにアクセスする必要はありませんが、将来のどこかの時点で相談する必要がある古い電子メールを保持するのに最適な場所です。私は15年前から電子メールを保持しているアーカイブを持っています。この目的のために PST を使用する必要はありません – 情報はアーカイブ メールボックス内にある場合、はるかに安全です。

2015 年、Microsoft は自動拡張アーカイブを有効にし、アーカイブ メールボックスが 50 GB の “チャンク” で拡張して、大量のデータ (“底なしのアーカイブ” ) に対応できるという事実を非常に大きくしました。2019 年 11 月、マイクロソフトは、一部のユーザーが大量のデータをアーカイブにダンプしていることに気付き、そのユーザーは アーカイブ メールボックスを 1 TB に制限する.最新のガイダンスは、 無制限の自動拡張アーカイブこれは良いです。アーカイブの増加は 1 GB/日以下であるべきであるという警告が付属しています。これは、従来のオンプレミス システムからのデータの移行ターゲットとして Exchange Online アーカイブを使用する組織を制限するためです。

管理フォルダー アシスタントは、保持の処理のキー

マイクロソフトは、その点を「アーカイブ ポリシー (任意の設定) は、ユーザーのプライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスに適用される Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーと組み合わせて使用できます。これは、Exchange 管理フォルダー アシスタント (MFA) が Microsoft 365 のアイテム保持ポリシー、Microsoft 365 のアイテム保持ラベル、Exchange Online メールボックスのアイテム保持ポリシー、および Exchange Online のアイテム保持タグ (既定、フォルダ、および個人用) に含まれる指示をメールボックスの内容を処理する場合に適用されるためです。MFA は、Exchange Online メールボックスに格納されているチーム チャットとチャネル メッセージの保持ポリシーを処理するために使用されますが、サポートが提供された プライベート チャネル メッセージ そして Yammer メッセージの場合、マイクロソフトはこの処理を新しいバックグラウンド保持アシスタントに移動しました。

しかし、Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーでは、個々の既定のメールボックス フォルダ (受信トレイ、削除済みアイテムなど) の保存設定を定義するか、メールボックスに既定のアーカイブ タグを適用する (Microsoft 365 アイテム保持ポリシーは、l を操作できます)ike デフォルトの削除タグ)。テナントに割り当てられたメールボックスの保持ポリシーには、2 年後にアイテムをアーカイブに移動する既定のアーカイブ タグと、10 年後にメッセージを削除する既定の削除タグがあります。他のタグは、30日後に迷惑メールのようなフォルダを削除します。1 つの不満は、Microsoft がメールボックスの保持ポリシーを 新しい EAC (および、決してそうしない可能性があります)、ポリシーとタグを操作するためにレガシーEACに移動する必要があります(図1)。

Outlook クライアントは、個人の保持タグと同様に Microsoft 365 の保持ラベルを扱い、メールボックスに公開されたタグとラベルのセットを組み合わせることで、ユーザーが保持を最大限に柔軟に行えるようにします。図 2 は、(メールボックスから) 非常に極端な例を示しています。たとえば、OWA では、”1 週間の削除” (Exchange MRM) と “1 週間後に削除” (Microsoft 365) を実行するラベルの選択肢が表示されます。

Microsoft 365 の保持ラベルは、次のような機能を有効にするため、より強力です。 手動処分の場合は、どちらの種類も一定期間後にメッセージを削除する場合に適しています。

Microsoft 365 の保存期間を既定として使用し、必要に応じて結合する

私のケースは、Exchange MRMがマイクロソフト365の保持よりも優れているというものではありません。マイクロソフトがワークロードに依存しない保持機能を構築するためにリソースを提供したために、最近進化していないテクノロジである場合、MRM は明らかに多くの分野で遅れています。MRM は、オンプレミスの Exchange Server で使用できる機能に基づいており、ハイブリッド分割の両側で同じ情報ガバナンスを運用する組織のニーズを満たしています。

今のところ、正しいのは、Exchange MRM と Microsoft 365 の保持の組み合わせを電子メールの保持のツールセットとして表示することです。Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーとラベルを使用して、組織の情報ガバナンス ポリシーで必要な操作を行うことができれば、Exchange MRM の近くに移動する必要はありません。一方、ある程度の柔軟性が必要な場合は、MRMで見つけることができます。

耐久性の面では、ハイブリッド テナント内の最後の Exchange オンプレミス サーバーが削除されるまで、マイクロソフトは Exchange Online で MRM を保持する必要があると思われます。また、Microsoft 365 の保存ポリシーで Exchange アーカイブを処理しても、ワークロードに依存しない戦略を損なうことなく対応できる場合もあります。この手順は、今日 MRM を使用しているユーザーに、すべてを Microsoft 365 の保持に移行するように説得するのに十分かもしれません。