Microsoft 365 の新しい保持アシスタントは、複数のワークロードを処理します。
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ワークロードに依存しない保持を目指す
Exchange サーバーと SharePoint オンプレミス サーバーの両方が保持処理を提供しました。Exchange のメッセージング レコード管理 (MRM 2.0) は、メールボックスの保持ポリシーの形式で現在も維持されています。Microsoft 365 のアイテム保持ポリシー、最初 2017年に導入を変更し、SharePoint の同等の情報 (使用されている SharePoint の保持の例を次に示します。) は、ワークロードに依存しないデータ ガバナンスを実装するための戦略の一環として行います。つまり、すべての Microsoft 365 ワークロードで機能する方法で、保持などの機能を展開します。
保持ポリシー (および分類ラベルをマイクロソフトが保持ラベルと呼んだもの) の最初の実装では、Exchange オンライン (パブリック フォルダーを含む) 、SharePoint オンライン、ビジネス用 OneDrive、およびビジネス オンラインの Skype がサポートされました。
コンプライアンス・レコードと保存
チームは、最初の Office 365 アプリケーションでした。 Exchange オンライン メールボックスにコンプライアンス レコードを保存する.コンプライアンス レコードは、社内ユーザー、ゲスト アカウント、外部 (フェデレーション) ユーザーなどの Exchange Online メールボックスを持たないユーザーが送信したメッセージなど、チャットやチャネルの会話の詳細をキャプチャするために作成されたメール アイテムです (基質は、これらのメッセージを特別なクラウド専用メールボックスに格納します)。 Yammer は 2020 年に同じメカニズムを採用しました。は、Microsoft 365 ネイティブ モードで構成されたネットワークに対してのみ使用できます。プランナーは、彼らが同様に従うことを発表したが、まだこの機能を提供していない。
メールボックス内のコンプライアンス アイテムの数を確認すると、想像以上のものが見つかる場合があります。私のチャットのほとんどは他のテナントで行われますが、それでも、チームチャットのコンプライアンスレコードはかなり多くあります(Yammerの会話の場合は少ないです)。Exchange Online では、これらのメッセージによって消費される記憶域がユーザーのメールボックス クォータに対して課金されません。
$Folders = Get-ExoMailboxFolderStatistics -Identity Tony.Redmond@office365itpros.com -IncludeOldestAndNewestItems -FolderScope NonIPM
$Folders |?{$_.Name -eq "TeamsMessagesData" -or $_.Name -eq "Yammer"}| Format-Table Name, ItemsInFolder, FolderSize, NewestItemReceivedDate -AutoSize
Name ItemsInFolder FolderSize NewestItemReceivedDate
---- ------------- ---------- ----------------------
Yammer 330 4.144 MB (4,344,857 bytes) 23/08/2021 08:23:50
TeamsMessagesData 14815 1.547 GB (1,660,565,924 bytes) 23/08/2021 17:22:38
他の Exchange オンライン コンテンツと同様に、Microsoft Search ではコンプライアンス レコードがインデックスに含まれ、電子情報開示に使用できます。また、通信コンプライアンス ポリシーは、コンプライアンス 記録を処理して、脅迫的な行為や不快な行為などのポリシー違反を検出します。
コンプライアンス レコードは、電子情報開示におけるロールに加えて、元のワークロードの保存処理の基礎となります。ワークロード リポジトリに対して保持ポリシーを適用するために別々のジョブを作成する代わりに、コンプライアンス レコードに対して 1 つの処理ジョブが実行され、アイテムの削除などのポリシー アクションをワークロードと同期させます。
元々、Exchange 管理フォルダー アシスタント (MFA) は、チームのコンプライアンス レコードを処理しました。MFA は他のメールボックス コンテンツと共にコンプライアンス レコードを処理し、Teams 用の特別な保持アシスタントを作成する必要がなかったため、これは実用的な手順でした。MFA が Teams コンテンツを処理すると、結果がチームに同期され、その結果が Cosmos DB ベースのメッセージ ストアに適用されました。次に、チーム クライアントはメッセージ ストアから変更を取得し、ローカル キャッシュ内の項目を削除しました。
この実装は Teams チャネルの会話やチャット メッセージに適していますが、保存ポリシーをサポートするワークロードの増加や、特別なケースを処理する必要性に対処するには、より良いソリューションが必要でした。 チームのプライベート チャンネルでの会話.この問題を解決するために、マイクロソフトは Exchange Online を除くすべての Microsoft 365 ワークロードの保持処理を処理する特定のバックグラウンド アシスタントを実装しました (Exchange は Microsoft 365 のアイテム保持ポリシーに加えて、古いメールボックスの保持ポリシーの両方をサポートしているため、異なります)。
保持アシスタントとマイクロソフト 365 基板
現在、保持アシスタントは、Microsoft 365 基板に格納されているワークロード項目の “デジタル ツイン" を使用して、ビジネス、SharePoint オンライン、Yammer、およびチームの OneDrive に対して保持ポリシーを評価します。デジタル ツインは、Microsoft 365 の基板 (Exchange Online) に格納されているコンテンツのコピーであり、検索や人工知能サービスなどの共有サービスがアイテムを処理しやすくします。サービスでは、複数のリポジトリを処理する必要があり、それぞれが異なるインターフェイス(API)を必要とするよりも、単一の場所でアイテムを処理する方がはるかに簡単です。
場合によっては、デジタル ツインは完全なコピーではありませんが、共有サービスを効率的かつ効果的に運用できる十分です。基板の仕組みについて詳しくお聞きしたい場合は、TEC 2021にサインアップして 現代の職場変革のためのマイクロソフトCTOを聞くジェフリー・スネバーは、トピックを議論します.
保持ポリシーの範囲内に入る基材項目は、保持期間とアクションの対象となります。アシスタントはアイテムを処理する場合、アイテムの保持期間が過ぎたかどうかをチェックし、その場合は保持アクションを呼び出します。これには、品目を手動の廃棄サイクルに入れるなどの追加の処理が必要になる場合や、単純な削除アクションが必要です。アシスタントは、基礎となるワークロードと対話して、保持ポリシーのアクションに確実に準拠します。たとえば、SharePoint Online ドキュメント ライブラリに保存されているドキュメントの保存期間が過ぎているとアシスタントが判断した場合、アシスタントは SharePoint Online に対して、ドキュメントをサイトのごみ箱に移動するように指示します。
ブラックボックス処理
それは可能ですが MFA がメールボックス アイテムに対して行う処理を追跡するでは、Microsoft は、保持アシスタントに対して同等の機能をまだ利用していません。つまり、保持処理の有効性を検証する管理者は、SharePoint Online サイトなどのリポジトリ内のコンテンツを手動でチェックして、保持ポリシーを削除する必要があるアイテムが存在しなくなったことを確認する必要があります。明らかに この便利なフローチャートでアイテムの保存ポリシーの処理方法を理解することは、特にサイトやチームなどの場所が複数のポリシーの範囲内に入っている場合に、複雑なビジネスになります。
複雑な保持ポリシーを理解することが、保持アシスタントが存在する理由です。私はそれが非常によくその仕事をすると確信しています。アシスタントがさまざまな場所で実行するアクションを正確に検証し、理解できるとよいでしょう。それは尋ねるには多すぎますか?
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