自動ラベル ポリシーの進行状況を追跡する方法

自動ラベル ポリシーの進行状況を追跡する方法

ブラックボックスを開く

私の記事について Teams 会議のレコーディングに保持ラベルを適用するための自動ラベル ポリシーを作成する方法 いくつかの質問が生じ、記事で述べたように、自動ラベルの進行状況を追跡することは、ラベルを付ける記録ファイルを検索するバックグラウンドプロセスのブラックボックスの性質のために困難な場合があります。1つの提案は、で説明されている技術を使用することでした このブログ投稿 を使用して、SharePoint オンライン PnP PowerShell モジュールを使用してサイトに接続し、保持ジョブのアクティビティに関する情報を取得します。例えば：

$SiteURL = "https://office365itpros.sharepoint.com/sites/Office365Adoption/"
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Interactive
get-pnppropertybag -key "dlc_policyupdatelastrun"
get-pnppropertybag -key "dlc_expirationlastrunv2"
2/23/2021 11:18:42 PM
2/2/2021 8:02:41 PM

最初の値 (dlc_PolicyUpdateLastRun) は、最後に実行されたアイテムの保持期間を評価するバックグラウンド ジョブの日付です。第二に(dlc_ExpirationLastRunv2) は、保持期間の期限が切れたときに、ラベルに定義された保持アクションを実行するために、バックグラウンド ジョブが最後に実行された時間を示します。

保有期間の日付を評価し、アクションを実行するバックグラウンド ジョブは、自動ラベル処理に直接関連付けられませんが、SharePoint Online がサイトを処理する方法を把握できます。つまり、サイトがアクティブな場合、バックグラウンド ジョブはそのコンテンツを処理します。表示されない場合、サイトは無視されます。これは、SharePoint が作業が不要なサイトでアイテムをチェックする作業を行うことを避けるため、非常に意味があります。期限切れのアイテムを処理するためにアクションを実行する必要がある日付を別の値が保存しているかどうかはわかりませんが、そうであれば意味があります。

これらの値は、SharePoint オンプレミスでの従来の管理処理にさかのぼり、まだ動作している間、マイクロソフトは昨年、その使用を無効にする可能性のある新しい保持処理エンジンを導入しました。

監査ログにオフ

これらの値が興味深いので、ラベルの適用については何も教えてくれません。前回の記事では、Office 365 監査ログがキャプチャされていることを説明しました。 タグ適用 ユーザーまたはポリシーがアイテムに保持ラベルを適用する場合に発生します。監査イベントは発生後約15分で利用可能であるため、この情報源は調査に適した場所のように思えました。

私は、次のことを行うためのスクリプトを書くことになった:

  • の監査レコードを検索します。 タグ適用 過去14日間のイベント。
  • レコードをフィルター処理して、自動ラベル ポリシーで使用される保持ラベルを適用するレコードを検索します。同じフィルタを使用すると、ユーザー アプリケーションではなく、ポリシーのレコードだけが選択されます。
  • Teams によって生成されたファイル名から記録の日付を検索します。たとえば、20221 年 2 月 11 日の 141123 ミーティング レコーディング.mp4との通話という名前の録音が2021年2月17日の 14:11 に開始されました。
  • 録音ファイルの自動ラベル付けにかかった時間 (呼び出しが開始された日付と監査レコードの差) を計算します。
  • 詳細を SharePoint リストに書き込み、追加の分析に使用できるデータを作成します。

監査レコードを処理するコードのメイン ループを次に示します。できます IT 担当者向け GitHub リポジトリから完全なスクリプトをダウンロードします。.

[array]$Records = (Search-UnifiedAuditLog -Operations TagApplied -StartDate $StartDate -EndDate $EndDate -Formatted -ResultSize 2000)
$TaggedRecordings = [System.Collections.Generic.List[Object]]::new() 
ForEach ($Rec in $Records) {
   $AuditData = $Rec.AuditData | ConvertFrom-Json
   If (($AuditData.DestinationLabel -eq $RetentionLabel) -and ($AuditData.UserType -eq "CustomPolicy")) { 
      $RecordingFileName = $AuditData.DestinationFileName
      $DateLoc = ($RecordingFileName.IndexOf("-202")+1)
      $RDate = $RecordingFileName.SubString($DateLoc,8)
      $TimeLoc = $DateLoc + 9
      $RTime = $RecordingFileName.SubString($TimeLoc,4)
      $RecordingDateTime = $RDate + $RTime
      [datetime]$RecordingDate = [datetime]::ParseExact($RecordingDateTime,"yyyyMMddHHmm",$null)
      [datetime]$TaggingDate = Get-Date($AuditData.CreationTime)
      $TimeToTag = ($TaggingDate - $RecordingDate)
      $TotalSeconds = $TotalSeconds + $TimeToTag.TotalSeconds
      $TimeToTagFormatted = "{0:dd}d:{0:hh}h:{0:mm}m" -f $TimeToTag
# Add the data about our record          
      $DataLine = [PSCustomObject] @{
         Workload            = $AuditData.Workload
         Recording           = $AuditData.DestinationFileName
         "Retention Label"   = $AuditData.DestinationLabel
         "Tagging Date"      = Get-Date($AuditData.CreationTime) -format g
         "Recording date"    = Get-Date($RecordingDate) -format g
         "Days to label"     = $TimeToTagFormatted
         Site                = $AuditData.SiteURL
         FullURL             = $AuditData.ObjectId }
    $TaggedRecordings.Add($DataLine) 
   } # End if
} # End ForEach

最終的な答え

すべての監査レコードを処理した後、自動ラベル ポリシーがラベル付けした Teams ミーティングの記録、およびアイテムがラベルを受信するのに平均でかかった時間を知っています。

25 audit records found for auto-applying the Teams recordings retention label between 09/06/2021 19:36:43 and 23/06/2021 19:36:43
Average elapsed time to auto-label recordings: 02d:13h:28m
The report file is available in C:tempTaggedTeamsRecordings.csv.

作成とラベル付けの平均時間は、会議とラベリング ジョブの実行時間のギャップによって異なります。これは毎週のワークサイクルに乗っているようで、通常は週末に実行されるため、レコーディングのラベル付けには最大1週間かかることがあります。チームが稼働日に新しいミーティングの記録をキャプチャすることを考えると、平均 2 ~ 4 日は正常です。

自動ラベル ポリシーの進行状況を追跡する場合も、同じ手法を使用できます。

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